Aprender de la Experiencia para Mejorar los Procesos de Reglamentación

Si bien la mayoría de los órganos reguladores nucleares disponen de procesos para examinar la eficiencia y la eficacia de sus actividades, los reguladores son cada vez más conscientes de que se puede mejorar cuando se aplican de manera más sistemática las enseñanzas extraídas de las operaciones habituales.

Zia Shah, Departamento de Seguridad Nuclear Tecnológica y Física del OIEA
Isabel Villanueva (screen), Head of the Cabinet of the Secretary General in Spain’s Nuclear Safety Council, addresses participants of the IAEA virtual technical meeting on regulatory processes held from 27 to 30 October 2020.
Isabel Villanueva (pantalla), Jefa del Gabinete del Secretario General del Consejo de Seguridad Nuclear de España, se dirige a los participantes de la reunión técnica virtual del OIEA sobre procesos de reglamentación. (Fotografía: C. Villarreal/OIEA)

Si bien la mayoría de los órganos reguladores nucleares disponen de procesos para examinar la eficiencia y la eficacia de sus actividades, los reguladores son cada vez más conscientes de que se puede mejorar cuando se aplican de manera más sistemática las enseñanzas extraídas de las operaciones habituales. Con este fin, muchos están instaurando métodos y procesos para recopilar y analizar información sobre la manera en que llevan a cabo sus operaciones y cómo aplican e intercambian las enseñanzas extraídas de su propia experiencia.

Los beneficios que reporta la utilización eficaz de la experiencia en materia de reglamentación y el proceso de mejora de los marcos reguladores nacionales sobre la base de las enseñanzas extraídas fueron algunas de las cuestiones más importantes que los reguladores de 27 países de todo el mundo trataron en una reunión técnica virtual del OIEA celebrada del 27 al 30 de octubre.

“Aprovechar todas estas posibilidades de aprendizaje es útil para seguir mejorando la eficacia y la eficiencia del proceso de reglamentación”, afirma David Senior de la División de Seguridad de las Instalaciones Nucleares del OIEA. “Se invita a los reguladores a reflexionar sobre la eficacia de sus procesos: su trabajo consiste no solo en supervisar la operación de las instalaciones reglamentadas sino también en analizar la manera en que ellos mismos llevan a cabo sus actividades de reglamentación”. El OIEA está preparado para prestar apoyo a los reguladores en la tarea de mejorar las prácticas actuales de gestión de la experiencia en materia de reglamentación definiendo medidas prácticas que podrían permitir sacar a la luz y analizar hallazgos e intercambiar las enseñanzas extraídas, añade.

Los reguladores son responsables de garantizar que los explotadores de las instalaciones en las que se utiliza radiación ionizante, como las centrales nucleares o los hospitales donde se emplea este tipo de radiación para tratar el cáncer, mantengan niveles elevados de seguridad mediante el cumplimiento de la reglamentación. En la reunión, los participantes concluyeron que los órganos reguladores deben practicar la introspección. Al recopilar información sobre sus procesos, los reguladores pueden convertirla sistemáticamente en conocimientos, lo que, a su vez, les permite extraer enseñanzas e idear medidas correctivas, así como intercambiar estas medidas y lecciones con reguladores de otros países para mejorar los procesos de reglamentación, por ejemplo, la optimización de las prácticas de inspección y el establecimiento o la actualización de requisitos reglamentarios. En la industria, esto se conoce como “gestión de la experiencia en materia de reglamentación”.

“Los reguladores, al igual que los explotadores, son muy eficaces a la hora de analizar y extraer enseñanzas de los sucesos que ocurren en las instalaciones en las que se utiliza radiación ionizante. Sin embargo, cuando se trata de analizar su propio desempeño, es posible que no cuenten con suficientes mecanismos eficaces”, indica Paul Woodhouse, experto del Reino Unido y Presidente de la reunión técnica.

Autorreflexión

A principios de 2020, el OIEA publicó un documento técnico en el que se proporciona a los reguladores asesoramiento práctico sobre cómo gestionar eficazmente su experiencia en materia de reglamentación de instalaciones y actividades. En este documento se detallan las dificultades específicas que enfrentaron las organizaciones reguladoras y se señalan oportunidades en los procesos actuales, como la gestión de la calidad y el conocimiento, que pueden contribuir a formular disposiciones eficaces a fin de garantizar que se establezcan reglamentos de seguridad sólidos. En el documento del OIEA también se ofrecen fórmulas y mecanismos para ayudar a los órganos reguladores a ser más eficientes en su labor: regular.

“La mejora constante es un objetivo fundamental para los reguladores y no se puede caer en la complacencia a la hora de lograrla”, expresa Isabel Villanueva, Jefa del Gabinete del Secretario General del Consejo de Seguridad Nuclear (CSN) (España). “La mayoría de los reguladores suelen examinar una amplia gama de fuentes internas y externas para estudiar posibles mejoras a sus marcos y procesos reguladores. Es momento de dar un paso adelante y transformar esto en una práctica sistemática bien integrada con todos los demás procesos del sistema de gestión que rige el ejercicio de las funciones reguladoras y las prácticas organizativas”. Los esfuerzos encaminados a evaluar las deficiencias y los puntos débiles para estrechar la coordinación entre las partes interesadas nacionales contribuyen a establecer un marco regulador sólido, añade.

En los debates también se abordó la manera en que los reguladores de países que están iniciando un programa nucleoeléctrico o considerando la posibilidad de construir otras instalaciones nucleares pueden beneficiarse del intercambio de experiencias con reguladores más experimentados a fin de abordar los desafíos que les plantea la creación de una infraestructura de seguridad.

“El marco regulador de mi país ha evolucionado considerablemente a lo largo del tiempo”, observa Solomon Getachew, Director General de la Autoridad Etíope de Protección Radiológica. “Al principio los avances fueron lentos, pero gestionar nuestra propia experiencia en materia de reglamentación y aprovechar la experiencia de otros, por ejemplo, mediante las misiones del Servicio Integrado de Examen de la Situación Reglamentaria (IRRS) y otras misiones de asesoramiento del OIEA, nos ayudó mucho a madurar y desarrollarnos rápidamente como una organización reguladora fiable”.

No existe un enfoque único aplicable a todos los casos. Los instrumentos elaborados por el OIEA se centran en brindar asesoramiento práctico para apoyar a los países en la tarea de decidir si su organización reguladora cuenta con mecanismos eficaces para extraer enseñanzas de su propia experiencia.

Por ejemplo, cuando algo falla, los instrumentos ayudan a los reguladores a plantearse interrogantes, como por ejemplo: ¿el error nos impediría lograr el objetivo de reglamentación? ¿Afecta esto a otros procesos en nuestras actividades de reglamentación? ¿Las actitudes, creencias y valores que nuestro personal comparte inciden de manera positiva o negativa en la consecución del objetivo de reglamentación?

Los participantes pusieron de relieve algunas de las esferas en las que el apoyo del OIEA puede ser particularmente útil para los reguladores, como determinar criterios prácticos para examinar las preocupaciones relacionadas con la seguridad planteadas por el personal, reforzar los mecanismos de cooperación internacional actuales o establecer nuevos a fin de facilitar la presentación de informes y el intercambio de hallazgos y enseñanzas extraídas, preparar actividades de capacitación apropiadas para el personal y fomentar buenas prácticas.

El OIEA está desarrollando instrumentos prácticos, como los talleres que facilita con la finalidad de orientar a los reguladores a la hora de establecer mecanismos adecuados para gestionar la experiencia de manera eficaz y capacitar al personal en el uso de estos mecanismos.

Self-reflection

In early 2020, the IAEA published a technical document providing practical advice to regulators on how to effectively manage their experience in regulating facilities and activities. This document detailed the specific challenges regulatory organizations faced and identified opportunities in existing processes — such as quality and knowledge management — that can contribute to building effective arrangements to ensure that robust safety regulations are in place. The IAEA document also offers formulas and mechanisms to help regulatory bodies in becoming more efficient at their job: regulating.

“Continuous improvement is a key goal for regulators and there should be no room for complacency in achieving it,” said Isabel Villanueva, Head of the Cabinet of the Secretary General in Spain’s Nuclear Safety Council (CSN). “Most regulators routinely examine a wide range of internal and external sources to explore possible improvements in their regulatory framework and processes. It is time to take one step forward and transform this into a systematic practice well integrated with all the other processes of the management system governing the exercise of regulatory functions and organizational practices.”  Efforts to assess gaps and weaknesses to strengthen coordination among national stakeholders contribute to establishing a robust regulatory framework, she added.

The discussions also covered how regulators of countries embarking on a nuclear power programme or considering building other nuclear installations can benefit from exchanging experience with more experienced regulators to address their challenges in building a safety infrastructure.

“The regulatory framework in my country has considerably evolved over time,” said Solomon Getachew, Director General of the Ethiopian Radiation Protection Authority. “In the early days, progress was slow, but managing our own regulatory experience and using the experience of others, for instance through Integrated Regulatory Review Service (IRRS) missions and other IAEA advisory missions, helped us very much to mature and grow fast as a credible regulatory organization.”

There is no one approach that fits all. The tools developed by the IAEA focus on providing practical advice to support countries in deciding whether their regulatory organization has effective mechanisms to draw lessons from its own experience.

For example, when something has gone wrong, the tools help regulators ask themselves: would the error prevent us from achieving the regulatory objective? Does this affect other processes in our regulatory activities? Do the attitudes, values and beliefs held and shared by our staff positively or negatively impact the achievement of the regulatory objective?

Participants highlighted some of the areas in which IAEA support can be particularly useful for regulators, such as  determining practical criteria for screening safety concerns raised by staff, reinforcing existing or establishing new international cooperation mechanisms to facilitate reporting and sharing findings and lessons learned, developing appropriate training activities for staff and fostering good practices.

The IAEA is developing practical mechanisms, such as IAEA-facilitated workshops to guide regulators in setting appropriate mechanisms to manage experience effectively and to train staff in the use of these mechanisms.

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